效率为上 Office一键办公

随着生活节奏越来越快，时间对我们来说更显得宝贵。而要想节约出更多的时间，提高工作效率是一个最直接的途径。平时我们办公，大部分人都是在用微软的Office办公套件，其中就包含了很多工具，可以让我们把一些重复、繁杂的事情精简为更加简单的操作。比如Office的VBA宏功能，可以让许多繁琐的操作一键完成；使用规则表达式，可以批量完成多个任务，等等。另外还有不少针对微软Office开发的第三方软件，也可以把一些繁琐的任务变简单。

批量处理 用好Office宏操作

平时处理工作文档的时候，我们经常要对一些文档进行批量处理。比如为了文档的风格统一、美观，我们经常需要将每篇文档中的插入图片调整为统一大小。这里就以此为例，大家可以举一反三，学习使用Word宏操作（以Word 2013为例）。

启动Word 2013后在首页界面点击“选项→信任中心→信任中心设置”，在打开的窗口中选择“启用所有宏（不推荐：可能会运行有潜在危险的代码）”，这样即可在Word中使用宏了（图1）。

图1 启用宏设置

接着点击窗口左上角的“自定义快速访问栏→其他命令”，在打开的窗口中将“查看宏”命令添加到快速访问工具栏。这样点击工具栏上的宏按钮即可打开宏编辑窗口，按提示创建一个名为“调整图片大小”的宏，点击“创建”（图2）。

图2 创建宏

在打开的宏编辑窗口，按提示输入下列的代码（注意，单引号后面为代码注释，无需输入），点击“保存”，这样就完成了宏的创建了（图3）。除去注释，关键代码实际上只有4行，非常

简单，输入也没有困难。

图3创建宏代码

Dim n '设置计数图片个数

For n = 1 To ActiveDocument.InlineShapes.Count '文件中图片总个数，图片类型为inlineshapes

ActiveDocument.InlineShapes(n).Height = 400

ActiveDocument.InlineShapes(n).Width = 300 '设置为400*300大小，具体数值请根据自己实际需要设置??

Next n '顺序处理直到最后一张图片

End SUB

完成宏的创建后，以后打开需要处理的文档，同上点击工具栏上的宏按钮打开宏窗口，选中“调整图片大小”宏，点击“运行”，即可快速将文档中所有图片大小全部调整为400*300大小了（图4）。如果你希望图片的大小不一样，只需简单修改上述代码中的高和宽的数值即可，很方便吧。

图4 运行宏即可快速完成图片调整操作

化繁为简 巧用规则表达式

日常工作中，我们经常要对一些文档进行批量替换，比如当我们将QQ聊天记录复制到Word中的时候，聊天记录里经常会包含大量的软回车和空行等符号，非常不方便查看（图5）。

图5 聊天记录直接复制到Word中，包含了大量的软回车和空行等符号

使用Word的常规替换功能，无法替换文档中的一些特殊符号，而借用规则表达式进行批量替换，则可以很快消除其中的回车和空行等符号。

首先切换到“查找和替换”，在打开的替换窗口中点击“特殊格式→手动换行符”，将查找的内容设置为“^l”（如果是硬回车则为“^p”），替换为留空，点击“全部替换”，这样文中所有的回车符号就会自动删除了（图6）。

图6 替换回车符号

为了更便于查看，现在还需要将每条记录处理成一行。因为每条聊天记录前都包含“【”，因此只要使用“^p【”替换“【”符号即可，最终替换后的结果就清爽多了（图7）。

图7 进行替换后的最终结果

Office的规则表达式功能非常强大，实际应用中应该使用什么表达式，大家需要根据不同文章的特点进行选择。比如批量删除Word文档中的多余空行，可将替换内容选择为“＾p＾p”，替换内容选择为“＾p”，即可将连续的两行变成一行，对于多行空行则可以进行重复替换，从而快速去除文档中的多余空行。

用活组件 高效处理文档

除了宏和表达式外，Office套件本身还自带许多函数和批量处理组件，用好这些也可以为我们的日常操作提速。例如在很多Excel文档中，日常编辑时经常会留下不少空白行（或列），这样打印时会浪费不少空间。现在借助Excel的“定位条件”函数即可轻松删除文档中所有空行。下面以Excel 2013为例。

首先在Excel中打开包含空行的文档，然后全选文档内容，按Ctrl+G组合键打开定位窗口，点击“定位条件”，然后单选“空值”，定位到空行位置（图8）。

图8 定位空值

返回文档窗口就可以看到Excel会全选中空的单元格，右击某一选中的空的单元格，从右键菜单中选择“删除→下方单元格上移”，点击“确定”后即可将文档中所有空白单元格删除了（图9）。

图9 删除空白单元格

通过全选文档，然后利用Office本身提供的组件对整篇文档中的多处目标进行编辑，这是提高文档处理效率的常用方法。比如要取消Excel文档中的所有超链接，可以先全选文档，然后点击“插入→超链接”，随意选择一个超链接插入，这样文档内容都会插上统一链接，接着再选择取消超链接即可达到目的。

大家可以举一反三用活Office更多的组件。

聘请外援 批量处理更简单

Office自身提供的一些工具，有时对初学者来说会有一定的难度，其实还可以直接使用第三方批量处理软件，像“Word文档批量处理大师”，就可以轻松对常见Word文档进行批量处理。就日常应用来说，为了保证一些技术文档资料不被他人编辑修改，我们经常会将原Word文档全部转为PDF文档，这就可以借助Word文档批量处理大师来完成。

启动程序后点击“待处理Word文件列表→添加Word文件”，然后依次导入需要转化为PDF文档的文件，如果需要处理的文档较多，而且分布在不同位置，可以先用DIR命令获取文件类表，然后使用记事本制作一个“dsd.wordLst”文件（每个文件一行），这里点击“导入文件列表”即可（图10）。

图10 导入需要处理的文件列表

在“Word文件批处理选项”中选中“Word转化为PDF文档”，然后在右侧窗格中设置保存转化后文档保存的位置，点击“添加为待处理任务”，最后点击“处理所有任务”，这样即可将选定的文档全部自动转化为PDF文档（图11）。

图11 批量转换文档

Word文档批量处理大师还支持对多个文档进行多个批量操作，比如对于上述文档还可以添加“批量添加版权文字”，按提示设置好需要添加的版权文字和字号、颜色等样式后，程序会调用Word依次打开每个处理的文档，并在文章中随机部分添加上设置的版权文字（图12）。

图12 设置版权文字

如此一来，在实现导出为PDF的同时，程序还会在每篇文章的随机部位添加上我们设置的版权文字，文字颜色默认为白色字体，需要设置为黑色或其他颜色才会显示出来，可以很好地保护自己的文章不被他人随意转载（图13）。

图13 程序批量添加的版权保护文字